ในสถานการณ์เช่นนี้ ThoughtWorks บริษัทที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยี ที่มีสำนักงานตั้งอยู่ใน 13 ประเทศทั่วโลก รวมถึงประเทศไทย จึงอยากแบ่งปันประสบการณ์การทำงานแบบติดต่อสื่อสารทางไกล กับทีมงานทั่วโลกในช่วง 20 กว่าปีที่ผ่านมา เพื่อเป็นแนวทางให้แก่องค์กรอื่นๆ และผู้สนใจสามารถดาวน์โหลดคู่มือแนะนำวิธีการทำงานระยะไกล หรือ 'The Remote Work Playbook’ เพื่อไปปรับใช้ พร้อมมองว่าในวิกฤตเช่นนี้ อาจเป็นโอกาสที่องค์กรจะได้ทดลองปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่ ให้สอดคล้องกับยุคสมัยมากขึ้นด้วย
เคล็ดลับ 5 ข้อจาก ThoughtWorks มีดังนี้
เตรียมความพร้อมก่อนเริ่มทำงานระยะไกล: หากต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานอย่างกะทันหันอาจเกิดความไม่ราบรื่นบ้างในช่วงแรก จึงควรลำดับความสำคัญให้ดี และสื่อสารสถานการณ์ให้ชัดเจน รวมทั้งจัดสอนวิธีการใช้เครื่องมือออนไลน์ต่างๆ ที่สำคัญ เพื่อให้พนักงานทำงานต่อจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากใครสามารถทำงานจากระยะไกลได้เลย ก็ให้เริ่มได้ทันทีจัดหาอุปกรณ์และเครื่องมือที่ครบครัน: องค์กรต้องเตรียมความพร้อม จัดหาอุปกรณ์และเครื่องมือทำงานออนไลน์ให้พนักงาน ทั้งด้านฮาร์ดแวร์อย่างคอมพิวเตอร์และหูฟังที่มีประสิทธิภาพ การเข้าถึงสัญญาณอินเทอร์เน็ตหรือ VPN ในกรณีที่จำเป็น การจัดการด้านความปลอดภัยในการเข้าใช้งานระบบต่างๆ และอาจเตรียมเครื่องมือเสริมการทำงานอื่นๆ ด้วย เช่น Zendesk, Jira Service Desk และ Freshdesk เป็นต้น วิธีสื่อสารและรูปแบบการทำงานต่างๆ: วิธีการสื่อสารเวลาทำงานระยะไกลนั้นมีหลากหลายรูปแบบและมีเครื่องมือที่เหมาะสมให้เลือกใช้มากมายที่ตอบโจทย์การทำงานเหล่านี้ เช่น
- การสนทนาทั่วไปในทีม (Chat) สามารถใช้ Slack, Google Chat
- การประชุมกับลูกค้า การถ่ายทอดสดและการบันทึกวิดีโอ สามารถใช้ Zoom, MS Teams
- การสร้างห้องหรือจับคู่สนทนา สามารถใช้ Tuple, TeamHub
- บอร์ดและพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน บริหารโปรเจค ระดมสมอง สามารถใช้ Trello, Jira, Kanbanize, Monday.com, Jamboard
- การตรวจสอบ Code ทาง GitHub, GitLab
ซึ่งแต่ละเครื่องมือก็มีข้อดีข้อจำกัดแตกต่างกันไป บริษัทต้องตรวจสอบดูความพร้อมและความเหมาะสมของแต่ละเครื่องมือสำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน
องค์กรต้องกำหนดรูปแบบการทำงานขั้นตอนต่างๆ อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนสามารถทำตามได้ ตั้งแต่การจัดวางแผนตารางงานระยะยาว ตั้งโจทย์การทำงานที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน และประชุมเพื่ออัพเดทสถานการณ์รายวัน
คอยสนับสนุนและอยู่เคียงข้างบุคลากรของคุณ: เรื่องที่สำคัญไม่แพ้เครื่องมือและกระบวนการคือพนักงานองค์กรต้องพร้อมสนับสนุนพนักงานเพื่อให้การทำงานราบรื่น มีประสิทธิภาพ และมีประสบการณ์ที่ดี เช่น จัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้พนักงานใหม่ทางออนไลน์เพื่อทำความเข้าใจองค์กรและจับคู่กับพนักงานปัจจุบันที่พร้อมคอยให้คำแนะนำ จัดเวลาให้มีการคุยเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นถามไถ่ความเป็นอยู่เรื่อย ๆ รวมทั้งมีช่วงเวลาที่พนักงานได้ผ่อนคลายและใช้เวลาว่างร่วมกันทางออนไลน์ทุกวันๆ ละ 15 – 60 นาที เช่น เล่นเกม กีฬา พูดคุยสังสรรค์ หรือ ทานอาหารเที่ยงร่วมกัน ผ่านทางออนไลน์
นอกจากนี้ องค์กรควรมีความยืดหยุ่นและเข้าใจพนักงานที่อาจต้องเผชิญความท้าทายหรือจัดการชีวิตส่วนตัวไปพร้อมกัน เช่น การดูแลลูกที่วิ่งเล่นภายในบ้าน หรือสภาพจิตใจที่เศร้าหมองจากเหตุการณ์ต่างๆ เป็นต้น
อย่าลืมจัดการความคาดหวังกับบุคคลอื่น: นอกจากการติดต่อสื่อสารภายในแล้ว องค์กรควรสื่อสารกับบุคคลที่เกี่ยวข้องภายนอกอย่างต่อเนื่องและพูดคุยเพื่อปรับเปลี่ยนแผนงานและเป้าหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป มีการบันทึกการประชุมและความเคลื่อนไหวไว้เพื่อแจ้งความคืบหน้าต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ
ทั้งนี้ Covid-19 ถือเป็นสถานการณ์ที่แตกต่างจากปกติทั่วไป จึงต้องมีการปรับใช้ให้เหมาะสม และจำเป็นที่ต้องปรับตัวอย่างเร่งด่วน
ดาวน์โหลด 'The Remote Work Playbook’ ของ 'ThoughtWorks ฉบับเต็มได้ที่: http://www.thoughtworks.com/remote-work-playbook
