1.ผู้บังคับบัญชาต้องมีทักษะในการให้ Feedback ทักษะจะเกิดขึ้นได้ ย่อมเกิดจากการศึกษา หมั่นพัฒนาตนเอง ฝึกฝนบ่อยๆ โดยเฉพาะการจดจำวิธีการ ขั้นตอน หรือกระบวนการจากผู้บังคับบัญชาของเราเอง ส่วนใหญ่แล้วการให้ Feedback มีสองด้านคือ
- Positive Feedback คือการแสดงความชื่นชมลูกน้อง ทั้งต่อหน้าคนอื่น หรือส่วนตัว สิ่งนี้จะเกิดแรงกระตุ้นได้เป็นอย่างดี
- Negative Feedback คือหัวหน้างานต้องกล้าที่จะตำหนิ หรือ แจ้งลูกน้องให้ทราบถึงข้อผิดพลาดของตนเอง ซึ่งสิ่งนี้ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เทคนิคที่ดี ควรมี Positive Feed back นำก่อน แล้วค่อยตามด้วย Negative Feedback
2. ผู้บังคับบัญชา ต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการให้ Feedback อย่างชัดเจน ต้องเข้าใจบทบาท และหน้าที่การงานของลูกน้อง มีการตั้งเป้าหมาย ที่ชัดเจน และวัดได้ และให้ Feedback เป็นข้อๆ ตามที่หน้าที่การงาน ตาม เป้าหมายที่ได้ตกลงกัน
3.ผู้บังคับบัญชา ต้องไม่เกรงใจลูกน้อง กล้าที่จะให้ Feedback ทันที เมื่อเกิดสถานการณ์ ที่ลูกน้องต้องได้รับ เช่นกล่าวคำชมทันที เมื่อพนักงานทำงานดี ถ้าเจอลูกน้องทำงานผิดพลาด ก็ควรให้ Negative Feedback ได้เช่นกัน และต้องกล้ากระทำทันที ต้องให้ถูกต้องเหมาะสมกับสถานที่ และเวลาด้วยเช่นกัน
4.ผู้บังคับบัญชา ต้องใช้คำพูดที่เหมาะสม และเชิงสร้างสรรค์ในการให้ Feedback ลูกน้อง หลักการก็คือ ชื่นชมก่อน แล้วใช้คำว่า "แต่" ทีหลัง
5.ผู้บังคับบัญชา ต้องไม่ให้ Feedback ในหลายๆ เรื่อง เวลาเดียวกันทำให้ลูกน้องรู้สึกแย่ ควรให้ feedback เป็นประเด็นที่ชัดเจน เข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน และเปิดโอกาสให้ผู้ฟัง มีโอกาส ชี้แจง และอธิบายบ้าง เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย
6. ผู้บังคับบัญชา ต้องเตรียมเอกสาร ข้อมูล ที่จะ Feedback หลังจากที่จบการให้ผลตอบสนองกลับด้านความคิดเห็น เสร็จแล้ว ควรให้ลูกน้องได้มีโอกาสทบทวนเอกสารที่เตรียมไว้ ถ้ามีการแก้ไข ลูกน้องจะได้เห็นชัดเจน
การให้ผลตอบสนองกลับด้านความคิดเห็น หรือ การให้ Feedback นั้น จะมีประสิทธิภาพ หรือประสิทธิผลนั้น จะต้องได้รับความเข้าใจ และยินยอมจากทางหัวหน้างาน และ ลูกน้อง ภายใต้เงื่อนไขของ เวลา และสถานที่ อันเหมาะสม การให้ Feedback ที่ถูกวิธีจะเป็นเครื่องมือช่วยสร้างและบริหารทีม เข้าถึง ตรงเป้า เห็นการเปลี่ยนแปลง ซึ่งนับเป็นอีกหนึ่งวิธีที่มีต้นทุนต่ำมาก แต่ได้ผลลัพธ์ที่ตามมามากด้วยเช่นกัน เพียงแต่ต้องอาศัยเวลา โดยหัวหน้างาน จะต้องให้ Feedback เหมือนกับการให้ดอกไม้ ที่ทำให้ผู้รับมีความสุข โดยปราศจากอคติใดๆ เข้าใจว่าการให้ดอกไม้ช่อนี้นั้น เป็นเหมือนกระจก ที่ช่วยสะท้อนให้ลูกน้องเข้าใจ บทบาท หน้าที่ของตนให้มากขึ้น และพร้อมที่จะพัฒนา เติบโตไปกับองค์กร