เมื่อพูดถึงการทำงาน ณ วันนี้นั้น หลายคนอาจยังนึกถึงงานเอกสารจำนวนมากที่มักอยู่คู่กับการนั่งทำงานที่ออฟฟิศเสมอ ดังนั้นแนวคิดที่สนับสนุนให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลาจะมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้นเมื่องานทุกอย่างอยู่บนออนไลน์และพร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา การเชื่อมโยงข้อมูลและการบริหารจัดการงานด้วยเทคโนโลยีคลาวด์และโมบายล์ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานยิ่งขึ้น พร้อมช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆ เมื่องานเปลี่ยนโฉมไปเป็นไฟล์อยู่บนโลกออนไลน์มากขึ้น แน่นอนว่าความต้องการงานพิมพ์ย่อมมีแนวโน้มลดลงตามไปด้วย ไม่ว่าจะเป็นการทำสำเนา, การพิมพ์ หรือการส่งโทรสาร เนื่องจากการทำงานบนแพลตฟอร์มดิจิทัลอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างสรรค์และแก้ไขงานได้สะดวกกว่าเดิม โดยที่ไม่เปลืองทรัพยากรกระดาษ รวมทั้งลดระยะเวลาในดำเนินงานลงด้วย
การปรับเปลี่ยนการทำงานในยุค Digital Transformation นี้ โซลูชั่นการบริหารจัดการงานแบบดิจิทัลถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลดความซับซ้อนในการทำงาน รวมทั้งเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานเป็นทีม ฟูจิ ซีร็อกซ์ ประเทศไทย ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านนวัตกรรม Cloud Communication Tools & Cloud Service Hub ขอแนะนำแนวทางที่ธุรกิจยุคดิจิทัลควรปรับตัวในการทำงานเพื่อใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีคลาวด์และโมบายล์ ดังนี้
- เปลี่ยนรูปแบบการเก็บงานมาไว้บนคลาวด์: การเก็บข้อมูลและงานไว้ในรูปแบบคลาวด์ทดแทนการเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ จะช่วยให้องค์กรสามารถเก็บรักษา, แบ็กอัพ และเข้าถึงงานต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยลดความเสี่ยงที่ชิ้นงานอาจสูญหายจากอุบัติเหตุหรือข้อผิดพลาดต่างๆ เมื่อเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์หรือตู้เก็บเอกสารทั่วไป และช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ แม้ไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศ
- เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานทุกที่ ทุกเวลา: การเปลี่ยนมาใช้แนวคิดการทำงานทุกที่ ทุกเวลา โดยอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานได้จากนอกออฟฟิศ และเข้าถึงชิ้นงานต่างๆ ผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ (mobile devices) ได้เมื่อเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต จะช่วยลดเวลาในการเดินทางไปทำงาน และเพิ่มความยืดหยุ่นให้พนักงานสามารถบริหารจัดการการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา
- ใช้โซลูชั่นที่รองรับการจัดการงานผ่านโมบายล์: การเลือกใช้โซลูชั่นหรือซอฟต์แวร์ที่รองรับการจัดการงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ (mobile devices) จะช่วยลดข้อจำกัดด้านอุปกรณ์ในการทำงานที่ต้องเป็นแค่คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊คออกไป ช่วยให้พนักงานสามารถสร้างสรรค์, แก้ไข, ดาวน์โหลดชิ้นงานต่างๆ ได้ ทุกที่ เพียงแค่มีสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต
- เสริมระบบความปลอดภัยดิจิทัล: เลือกใช้โซลูชั่นที่มีระบบความปลอดภัยที่ช่วยป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับชิ้นงาน, ข้อมูล และเครือข่าย เมื่อมีการเข้าใช้งานผ่านคลาวด์และอุปกรณ์เคลื่อนที่จากหลากหลายผู้ใช้งาน
แน่นอนว่าองค์กรธุรกิจยังมีความจำเป็นต้องใช้งานด้านเอกสารอยู่ ดังนั้นควรเลือกใช้งานเครื่องพิมพ์ที่เหมาะสมกับเนื้องานในธุรกิจจริงๆ ซึ่งปัจจุบันเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นถือเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีในแง่ของฟังก์ชั่นการทำงานที่หลากหลายกว่า โดยโซลูชั่นที่ธุรกิจควรคำนึงถึงเพื่อควบคุมการใช้งานและค่าใช้จ่ายได้ดียิ่งขึ้น มีดังนี้
- มีโซลูชั่นบริหารจัดการค่าใช้จ่ายเพื่อควบคุมงบ: เลือกใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นที่มีโซลูชั่นบริหารจัดการค่าใช้จ่ายในการช่วยวิเคราะห์และควบคุมการใช้งาน เพื่อช่วยในการบริหารจัดการงบประมาณ และลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์, การสำเนา, การสแกน และการส่งโทรสาร
- อำนวยความสะดวกและสามารถควบคุมผู้ใช้งานได้: เลือกใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นที่มีโซลูชั่นในการควบคุมและระบุผู้ใช้ในการเข้าถึงฟังก์ชั่นต่างๆ ได้ สามารถติดตามการใช้งานพิมพ์และกำหนดโควต้าการพิมพ์ของผู้ใช้แต่ละคน รวมทั้งช่วยให้พนักงานสามารถสั่งพิมพ์ได้จากทุกที่
- มีความปลอดภัยเมื่อพิมพ์ชิ้นงานสำคัญ: เครื่องมัลติฟังก์ชั่นควรมีระบบรักษาความปลอดภัยของเวิร์กโฟลว์และงานสำคัญที่ต้องพิมพ์ออกมา โดยตั้งค่าใส่รหัสหรือบัตรประชาชนเมื่อสั่งพิมพ์ที่เครื่อง
ในการปรับเปลี่ยนการทำงานในยุค Digital Transformation นี้ โซลูชั่นการบริหารจัดการงานแบบดิจิทัลถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรเดินหน้าไปสู่การบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลดความซับซ้อนในการทำงาน รวมทั้งเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานเป็นทีม อย่างซอฟต์แวร์ "DocuWorks 9" โซลูชั่นบริหารจัดการงานดิจิทัลที่ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำธุรกิจยุคใหม่จากบริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด สามารถรองรับการทำงานได้บนทุกอุปกรณ์ผ่านบริการคลาวด์ ให้พนักงานทำงานแบบเป็นทีมได้อย่างต่อเนื่องทุกที่ ทุกเวลา แม้อยู่ภายนอกออฟฟิศ ด้วยระบบโต๊ะทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนธุรกิจให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างคล่องตัว ภายใต้กรอบแนวคิด Smart Work Gateway