องค์กรขนาดกลางมักจะมีเป้าหมายและปัญหาท้าทายที่คล้ายคลึงกัน ไม่ว่าจะใช้ภาษาใด อยู่ในวัฒนธรรมใดและกลุ่มอุตสาหกรรมใดก็ตาม ในแต่ละวัน บริษัทขนาดกลางพยายามที่จะสร้างรากฐานทางการเงินที่แข็งแกร่ง สร้างความพึงพอใจสูงสุดแก่ลูกค้า และขยายธุรกิจให้เติบโตอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าบริษัทนั้นๆ จะมุ่งเน้นตลาดในประเทศหรือแข่งขันในตลาดโลก องค์ประกอบพื้นฐานสำหรับความสำเร็จของธุรกิจขนาดกลางล้วนมีลักษณะเป็นสากล การตัดสินใจเกี่ยวกับเงินสดหมุนเวียนและการเข้าถึง/ใช้งานทรัพยากรเป็นปัจจัยที่กำหนดว่าธุรกิจขนาดกลางนั้นๆ จะประสบความสำเร็จ อยู่รอด หรือล้มเหลว นอกเหนือจากการตัดสินใจดังกล่าวแล้ว ยังมีปัญหาท้าทายทางด้านธุรกิจและสิ่งแวดล้อมอีกด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลให้การเลือกใช้โครงสร้างพื้นฐานสำหรับรองรับข้อมูลและระบบงานธุรกิจของบริษัทกลายเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง
ในช่วงกว่า 4 ทศวรรษที่ผ่านมา ระบบ ERP ได้พัฒนาจากระบบบัญชีส่วนแบ็คออฟฟิศที่แยกต่างหาก ไปสู่โซลูชั่นที่ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร ซึ่งปัจจุบันนอกจากจะเกี่ยวข้องกับพนักงาน ระบบงาน และทรัพยากรภายในบริษัทแล้ว ยังครอบคลุมขอบเขตภายนอกไฟร์วอลล์ โดยเข้าถึงลูกค้า กลุ่มเป้าหมาย ซัพพลายเออร์ และคู่ค้าอีกด้วย ถ้าหากบริษัทขนาดกลางเลือกใช้ระบบ ERP ที่เหมาะสม ก็จะสามารถผนวกรวมระบบปฏิบัติงาน การผลิต การจัดจำหน่าย และวิศวกรรมเข้าไว้บนแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกัน โดยครอบคลุมทุกขั้นตอนในห่วงโซ่มูลค่า
เมื่อองค์กรธุรกิจถูกจัดตั้งขึ้นในตอนแรก ก็มักจะเริ่มต้นด้วยระบบการเงินและระบบงานที่เรียบง่าย ซึ่งโดยปกติแล้วจะใช้เอกสารที่เป็นกระดาษควบคู่ไปกับตารางสเปรดชีตที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเมื่อบริษัทขยายใหญ่ขึ้น ก็มักจะมีการติดตั้งซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพิ่มเติมเพื่อรองรับการทำบัญชี บัญชีเงินเดือน และจัดการทรัพยากรบางอย่าง แต่กระนั้นฟีเจอร์ของชุดซอฟต์แวร์เหล่านี้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วและต่อเนื่องได้ และผลที่ตามมาก็คือ บริษัทเหล่านี้ต้องรับมือกับข้อมูลและระบบงานที่ผสมปนเปกันอย่างส่งเดช โดยใช้เอกสารต่างๆ ที่เก็บไว้เต็มตู้ รวมถึงตารางสเปรดชีต และโซลูชั่นบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับส่วนอื่นๆ และมีเพียงส่วนเดียวเท่านั้นที่มีการผนวกรวมเข้าด้วยกัน นั่นคือ อีเมลสำหรับส่งไฟล์สเปรดชีตให้แก่คนอื่นๆ รวมถึงใบสั่งซื้อ การสอบถาม และรายงานต่างๆ
เมื่อบริษัทตระหนักว่าโครงสร้างพื้นฐานที่ขาดความต่อเนื่องนี้เป็นอุปสรรคที่ขัดขวางการขยายธุรกิจ และก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมากจนยากจะควบคุม บริษัทก็จะหันมาพิจารณาการปรับใช้ระบบ ERP การปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบ ERP สำหรับบริษัทขนาดกลางมักจะเป็นปัจจัยเร่งให้ธุรกิจเติบโตและเพิ่มผลกำไร ปัจจัยหลักที่ทำให้การปรับเปลี่ยนนี้ประสบความสำเร็จก็คือ การพิจารณาเกี่ยวกับ ERP อย่างรอบคอบ ปัจจุบันมีระบบ ERP หลายร้อยระบบที่วางจำหน่ายอยู่ในปัจจุบัน และบริษัทขนาดกลางมักจะมีโอกาสเพียงครั้งเดียวในการตัดสินใจอย่างถูกต้องเหมาะสม เพราะการตัดสินใจผิดพลาดเพียงครั้งเดียวอาจทำให้บริษัทล่มจมได้ ในระหว่างขั้นตอนการคัดสรร บริษัทขนาดกลางควรพิจารณาปัจจัยเพิ่มเติม นอกเหนือจากการตรวจสอบฟังก์ชั่นการทำงานและรายชื่อลูกค้าอ้างอิง:
1) ความแข็งแกร่งของบริษัทผู้ผลิต — ผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ERP ต้องการฟังก์ชั่นด้านการเงินและทรัพยากรบุคคลเพื่อรองรับซอฟต์แวร์รุ่นปัจจุบัน รวมทั้งลงทุนในเทคโนโลยีและความสามารถใหม่ๆ โดยอาศัยการวิจัยและพัฒนา สร้างสรรค์ซอฟต์แวร์รุ่นใหม่ และพัฒนาผลิตภัณฑ์รุ่นอนาคต
2) การเติบโตของบริษัทผู้ผลิต — เมื่อมีลูกค้า ERP รายใหม่ บริษัทก็จะมีรายได้เพิ่มขึ้นจากบริการบำรุงรักษาในแต่ละปี ซึ่งจะสามารถนำมาใช้เป็นทุนในการพัฒนาและสนับสนุนผลิตภัณฑ์ บริษัท ERP ที่มีการเติบโตน้อยมากหรือไม่มีเลยย่อมจะเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจในระยะยาว นอกเหนือจากความมุ่งมั่นในการพัฒนาผลิตภัณฑ์แล้ว ความสำเร็จที่ต่อเนื่องสำหรับผลิตภัณฑ์ในตลาดนับเป็นเครื่องรับประกันสำหรับบริษัทขนาดกลางที่ต้องการลงทุนในโซลูชั่น ERP
3) ความแข็งแกร่งของคู่ค้า — แม้ว่าโซลูชั่น ERP จำนวนมากมีความแข็งแกร่งในเรื่องของฟีเจอร์และความสามารถที่หลากหลาย แต่ไม่มีผู้ผลิต ERP รายใดสามารถทำทุกสิ่งทุกอย่างได้สมบูรณ์แบบ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นที่จะต้องพิจารณาเครือข่ายคู่ค้าและพันธมิตร ตั้งแต่ตัวแทนจำหน่ายและผู้ติดตั้งระบบ ไปจนถึงผู้ผลิตซอฟต์แวร์อิสระ/โซลูชั่น ความแข็งแกร่งของเครือข่ายคู่ค้าและพันธมิตรถือเป็นเครื่องบ่งชี้ที่ดีสำหรับความมุ่งมั่นในการพัฒนาโซลูชั่น ERP ในระยะยาว เพราะคู่ค้าย่อมจะต้องทำการประเมินและตัดสินใจเกี่ยวกับคุณค่าและประสิทธิภาพของชุดซอฟต์แวร์นั้นๆ
4) ความสามารถในการปรับให้เหมาะสมกับทั่วโลก — แม้ว่าธุรกิจขนาดกลางไม่ได้แข่งขันในระดับโลกในปัจจุบัน แต่ก็นับเป็นเรื่องดีถ้าหากระบบ ERP มีภาษาและความสามารถที่เหมาะสมกับประเทศใดประเทศหนึ่ง และมีทีมงานพิเศษที่คอยพัฒนาปรับปรุงระบบให้ทันสมัยอยู่เสมอ และหากโซลูชั่น ERP ที่ใช้งานอยู่มีฟีเจอร์ที่รองรับการทำงานทั่วโลก ก็จะช่วยเพิ่มความสะดวกในการขยายธุรกิจสู่ต่างประเทศในอนาคต
5) เส้นทางการพัฒนาเทคโนโลยี — แม้กระทั่งในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำ เทคโนโลยีก็ยังคงพัฒนาไปข้างหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง นับตั้งแต่ที่มีการเปิดตัวระบบ ERP ในตอนแรก เทคโนโลยีการประมวลผลมีการพัฒนาจากระบบเมนเฟรม ไปสู่ระบบไคลเอ็นต์-เซิร์ฟเวอร์ และระบบเว็บ ดังนั้นองค์กรธุรกิจขนาดกลางจึงควรมองหาผู้ผลิต ERP ที่มีประสบการณ์ในการปรับใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างเหมาะสม พร้อมทั้งจัดหาแนวทางในการช่วยเหลือลูกค้าสำหรับการพัฒนาระบบในระยะยาว
6) ทางเลือกเทคโนโลยีที่หลากหลาย — องค์กรธุรกิจขนาดกลางต้องการความยืดหยุ่นสำหรับการดำเนินงานในแต่ละวัน และสำหรับการตอบสนองความต้องการทางด้านเทคโนโลยี ผู้ผลิตโซลูชั่น ERP ควรสนับสนุนแพลตฟอร์มที่หลากหลายเพื่อให้องค์กรธุรกิจขนาดกลางสามารถเลือกใช้โครงสร้างพื้นฐานได้อย่างเหมาะสม
7) มาตรฐานเทคโนโลยี — มาตรฐานช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการดูแลรักษาระบบในระยะยาว ดังนั้นผู้ผลิต ERP จึงควรปรับใช้มาตรฐานเปิดให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
8) การลงทุนในผลิตภัณฑ์ — ผู้ผลิต ERP ควรจัดทำเอกสารเกี่ยวกับการลงทุนในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ตั้งแต่รุ่นแรกสุด และผู้ผลิตควรจัดหาเอกสารที่ระบุรายการฟีเจอร์และฟังก์ชั่นต่างๆ ที่ได้รับการเพิ่มเติมและปรับปรุงระหว่างผลิตภัณฑ์รุ่นแรกสุดและรุ่นปัจจุบัน ผลิตภัณฑ์ที่ตายตัว ไม่มีการเปลี่ยนแปลง และขาดฟังก์ชั่นที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ย่อมจะแสดงถึงความอ่อนแอของผู้ผลิต
9) ความสามารถทางด้านอุตสาหกรรม — บางอุตสาหกรรมต้องการฟังก์ชั่นที่เฉพาะเจาะจงเพื่อเสริมสร้างความสามารถหลักๆ ทางด้าน ERP ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องทราบว่าผู้ผลิต ERP จะตอบสนองความต้องการที่เฉพาะเจาะจงทางด้านอุตสาหกรรมอย่างไรบ้าง
10) แนวทางการผนวกรวมระบบ — ซอฟต์แวร์อื่นๆ อาจช่วยเสริมสร้างโซลูชั่น ERP ดังนั้นการทำความเข้าใจว่าโซลูชั่น ERP ผนวกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ต่างๆ อย่างไรบ้างย่อมจะเป็นประโยชน์แก่บริษัทขนาดกลางที่มีโครงสร้างพื้นฐานอยู่แล้ว ทั้งยังช่วยให้ทราบถึงทิศทางการพัฒนาแอพพลิเคชั่นในอนาคตอีกด้วย นอกจากนี้ ผู้ผลิตอาจนำเสนอโซลูชั่นเพิ่มเติม ซึ่งเป็นอีกจุดหนึ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกใช้ชุดซอฟต์แวร์ ERP
11) ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบ — การทำความเข้าใจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายโดยรวมในการดูแลรักษาระบบ ตั้งแต่การติดตั้งเบื้องต้น ไปจนถึงการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง การฝึกอบรม การจัดสรรบุคลากร และความต้องการฮาร์ดแวร์ จะช่วยให้บริษัทขนาดกลางสามารถตัดสินใจเลือกได้อย่างเหมาะสมและประหยัดค่าใช้จ่าย
12) กลุ่มผู้ใช้ — กลุ่มผู้ใช้ที่แข็งแกร่งและเป็นอิสระนับว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสมบูรณ์และอนาคตของกลุ่มผลิตภัณฑ์ ERP โดยกลุ่มผู้ใช้จะทำหน้าที่เป็นตัวแทนในการเรียกร้องให้มีการปรับปรุงโค้ดซอฟต์แวร์และการพัฒนาผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่องในอนาคต
การเลือกใช้ระบบ ERP นับเป็นโอกาสที่ดีสำหรับบริษัทขนาดกลางในการปรับใช้แพลตฟอร์มใหม่เพื่อรองรับการพัฒนาธุรกิจให้เติบโตและประสบความสำเร็จ บริษัทขนาดกลางจำเป็นที่จะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้ระบบ ERP โดยจะต้องคำนึงถึงสถานะปัจจุบัน เป้าหมายสำหรับอนาคต และสภาพแวดล้อมทางด้านเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป การตัดสินใจที่เหมาะสมเกี่ยวกับ ERP จะเปิดโอกาสครั้งสำคัญให้แก่บริษัทขนาดกลางที่ต้องการขยายกิจการและเพิ่มผลกำไร ไม่ว่าบริษัทนั้นจะตั้งอยู่ที่ใดและอยู่ในกลุ่มอุตสาหกรรมใดก็ตาม