นางวรัชญา ศรีมาจันทร์ ผู้ช่วยเลขาธิการอาวุโส ก.ล.ต. กล่าวว่า ที่ผ่านมาพบว่าแต่ละ บจ. ได้กำหนดเอกสารแสดงตัวตนในการประชุมผู้ถือหุ้นแตกต่างกัน โดยเฉพาะการเรียกเอกสารแสดงตัวตนจากผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นนิติบุคคลต่างประเทศ ที่มีการเรียกทั้งหนังสือรับรองจากทางการหรือการจำกัดอายุเอกสารที่ใช้ได้ในระยะเวลาค่อนข้างสั้น จนอาจทำให้ผู้ถือหุ้นหรือผู้รับมอบอำนาจ บางส่วนถูกปฏิเสธการเข้าร่วมประชุม และกลายเป็นต้นทุนที่สูงของผู้ถือหุ้นต่างประเทศในการเข้าร่วมประชุมเมื่อเปรียบเทียบกับตลาดทุนประเทศอื่น
ดังนั้น ก.ล.ต. จึงวางแนวปฏิบัติสำหรับ บจ. ในการเรียกเอกสารแสดงตัวตนเพื่อเข้าร่วมประชุมผู้ถือหุ้นเท่าที่จำเป็น เพื่อไม่ให้เป็นภาระเกินควร โดยกรณีผู้ถือหุ้นที่ป็นนิติบุคคลต่างประเทศ หากมอบหมายให้ผู้รับฝากหลักทรัพย์ (custodian) ที่เป็นสถาบันการเงินในประเทศเข้าร่วมประชุม บจ.อาจไม่จำเป็นต้องเรียกเอกสารแสดงตัวตนเพิ่มเติมอีก เนื่องจาก สถาบันการเงินดังกล่าวต้องตรวจสอบความมีตัวตนที่แท้จริงและรู้จักลูกค้าของตนอยู่แล้วตามกฎหมายฟอกเงิน และเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ อย่างไรก็ดี กรณีที่ผู้แทนหรือผู้รับมอบฉันทะเข้าร่วมประชุมเป็นนิติบุคคลอื่น บจ. อาจพิจารณาเรียกเอกสารตามความจำเป็น โดยไม่ควรจำกัดอายุการรับรองเอกสารที่สั้นเกินไป โดยอาจกำหนดอายุเอกสารรับรองไว้ไม่เกิน 6 เดือน ถึง 1 ปี
สำหรับการแสดงเอกสารแสดงตัวตนของผู้ถือหุ้นไทย ที่ผ่านมาไม่ค่อยปรากฏว่ามีปัญหา แต่ยังพบว่ามีบาง บจ. เรียกบัตรประชาชนตัวจริงของผู้มอบฉันทะ ซึ่งเป็นเอกสารที่ผู้มอบฉันทะควรมีไว้ติดตัว ดังนั้น แนวปฏิบัติใหม่นี้จะระบุให้ใช้เพียงภาพถ่ายเอกสารแสดงตนที่ส่วนราชการออกให้ซึ่งปรากฏรูปถ่ายและยังไม่หมดอายุของผู้มอบฉันทะ อาทิ บัตรประชาชน หรือ หนังสือเดินทาง พร้อมทั้งรับรองสำเนาถูกต้อง โดยไม่จำเป็นต้องมีบัตรประชาชนตัวจริงมาแสดง
นอกจากนี้ ในการประชุมผู้ถือหุ้นพบว่า มี บจ. บางแห่งนิยมแจกของชำร่วยให้กับผู้เข้าร่วมประชุมด้วย ซึ่ง ก.ล.ต. คาดหวังให้ บจ. ทบทวนนโยบายนี้ เนื่องจากไม่ได้เป็นสิ่งจำเป็นและอาจส่งผลกระทบต่อ บจ. อื่นที่มิได้มีนโยบายดังกล่าวด้วย
"การกำหนดแนวปฏิบัติสำหรับ บจ. เกี่ยวกับเอกสารแสดงตนของผู้ถือหุ้นครั้งนี้ มุ่งสนับสนุนให้ผู้ถือหุ้นสามารถมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเกี่ยวกับการประกอบธุรกิจของบริษัทที่ตนถือหุ้นโดยไม่มีภาระเกินความจำเป็น และขอให้ บจ. พิจารณานำแนวทางเดียวกันนี้ไปปรับใช้กับการกำหนดเอกสารที่ผู้ลงทุนต้องแสดง เพื่อใช้สิทธิตามหลักทรัพย์อื่นด้วย เช่น การใช้สิทธิจองซื้อหุ้นเพิ่มทุน (right offering) หรือการใช้สิทธิซื้อหุ้นตามใบสำคัญแสดงสิทธิที่จะซื้อหุ้น เป็นต้น" นางวรัชญากล่าวเสริม