นายพชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด เปิดเผยว่า นับวันทุกองค์กรต่างต้องเผชิญกับการแข่งขันทางธุรกิจที่เข้มข้นและรุนแรงขึ้น โดยหลายองค์กรมองว่าการขับเคลื่อนอย่างรวดเร็ว เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงจะสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันให้องค์กร แต่การขับเคลื่อนด้วยความเร็วก็ไม่ได้พิสูจน์ว่าองค์กรจะประสบความสำเร็จเหนือคู่แข่งขันได้ และหากใช้ความเร็วสวนทางกับภาพรวมกลยุทธ์องค์กร ผลลัพธ์ที่ตามมา แม้ว่ารายได้จะเพิ่มขึ้นจากความเร็ว อาจถูกกลบด้วยต้นทุนการดำเนินการที่เพิ่มขึ้นเป็นทวีคูณ
หนึ่งในกุญแจแห่งความสำเร็จในการขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมาย คือ การบริหารจัดการโดยนำหน่วยงานกลางขององค์กร หรือ PMO ที่มีหน้าที่กำกับดูแลการบริหารโครงการในองค์กร หรือ Program Management Office (PMO) มาประยุกต์ใช้ ซึ่งองค์กรชั้นนำทั้งในประเทศและต่างประเทศต่างมองหาตัวช่วยในการบริหารจัดการและกำกับดูแลโครงการต่าง ๆ ในองค์กรให้สามารถดำเนินการร่วมกันเป็นไปตามวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และเป้าหมายที่องค์กรกำหนดอย่างมีผลสัมฤทธิ์
นางฉันทชา สุวรรณจิตร์ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ Chief Operation Officer (COO) บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด กล่าวว่า แนวคิดการจัดตั้ง PMO เพื่อบริหารจัดการโครงการในองค์กรนั้นมีมานานแล้ว โดยโมเดลที่ถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลายและปฏิบัติได้จริงในองค์กรชั้นนำ มีอยู่ 3 โมเดล ได้แก่
โมเดลที่ 1. Enterprise PMO (Strategic) คือหน่วยงานกลางขององค์กรที่มีบทบาทหน้าที่หลักในการกำหนด และวางแผนเชิงกลยุทธ์ซึ่งรวมถึงการมีส่วนร่วมในการเลือกและจัดลำดับความสำคัญในการดำเนินการโครงการต่างๆ ขององค์กร โดยหน่วยงานกลางนี้มีส่วนสำคัญในการบริหารจัดการในภาพรวมเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการของโครงการต่างๆ ในองค์กรมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และแผนธุรกิจเชิงกลยุทธ์ชององค์กร รวมถึงการกำกับดูแลให้การดำเนินงานโครงการต่างๆ นั้นดำเนินการภายใต้มาตรฐานเดียวกัน
โมเดลที่ 2. Division PMO (Tactic) คือหน่วยงาน หรือ ทีมงานที่มีบทบาทในการบริหารและกำกับดูแลการดำเนินการโครงการต่าง ๆ ภายใต้สายงานที่รับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าโครงการภายใต้สายงานนั้นๆ มีการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าประสงค์ของสายงาน โมเดลนี้จะทำให้เกิดการบูรณาการระหว่างหน่วยงานภายใต้สายงานในการดำเนินโครงการ และยังก่อให้เกิดการแบ่งปันความรู้ภายในสายงาน
โมเดลที่ 3. Project PMO (Operational) คือทีมงานที่ได้รับมอบหมายให้บริหารจัดการภารกิจหรือโครงการสำคัญที่มีขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีความเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงานขององค์กร โมเดลนี้เป็นโมเดลที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย เพราะถูกนำมาใช้ในการดำเนินโครงการที่คนในองค์กรต่างคุ้นชิน เช่น โครงการด้าน IT อย่าง โครงการพัฒนาระบบ ERP เป็นต้น
อย่างไรก็ตามการจัดตั้ง PMO ทั้ง 3 โมเดลให้เกิดขึ้นจริงในองค์กรกลับกลายเป็นเรื่องท้าทายและไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะเราพบว่ามากกว่า 60% ขององค์กรที่มีความพยายามนำ PMO ทั้ง 3 โมเดลมาบูรณาการประยุกต์ใช้ต่างพบกับความล้มเหลวในการจัดตั้ง หรือ ใช้งาน PMO โดยสาเหตุหลักของความล้มเหลวดังกล่าวมาจากการขาดความเข้าใจในบริบทของบทบาทหน้าที่ และ ขอบเขตความรับผิดชอบ รวมถึงการขาดความเข้าใจในความสัมพันธ์ของแต่ละโมเดล ทั้งนี้รูปแบบความล้มเหลวของ PMO ในองค์กร ที่เรามักพบเจอ คือ [1] PMO ไม่ได้ให้ความสำคัญในการโฟกัสภาพรวม/การเชื่อมโยงภายในองค์กร แต่มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบการดำเนินงานโครงการต่างๆ ให้เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนดเพียงอย่างเดียวทำให้การดำเนินการโครงการต่างๆ ภายในองค์กรเป็นไปอย่างไร้ทิศทาง [2] PMO ถูกมองเป็นเสือกระดาษ เพราะได้รับมอบหมายงาน แต่ไม่ได้รับมอบหมายอำนาจที่แท้จริง และ [3] PMO ไม่มีศักยภาพเพียงพอในการขับเคลื่อนองค์กรดังคาดหวังเพราะไม่สามารถคัดสรรบุคคลากรที่เหมาะสมมาร่วมทีม PMO
ดังนั้นการจะทำให้ PMO เป็นหน่วยงาน/ทีมงานที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรอย่างแท้จริง ผู้นำหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจใน 3 คุณค่าหลัก (core value) ของ PMO ซึ่งได้แก่ [1] PMO ที่ดีต้องช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงและมองเห็นข้อมูลในระดับภาพรวมโครงการทั้งหมดได้เพื่อการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น [2] PMOที่ดีจะเป็นตัวประสานให้เกิดความเชื่อมโยงของหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อการขับเคลื่อนโครงการหลักให้สัมฤทธิ์ผลอย่างรวดเร็ว และดำเนินการไปด้วยกันได้อย่างราบรื่นบนวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดียวกัน เพราะภาพที่ชัดเจนทำให้ทุกคนไม่หลงทาง [3] PMO ที่ดีจะทำให้เห็นถึงความเชื่อมโยงของการใช้ทรัพยากรของโครงการต่าง ๆ ภายในองค์กร ทำให้สามารถลดปริมาณโครงการที่ซ้ำซ้อน อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลยิ่งขึ้น
"แม้ว่า PMO ไม่ใช่หน่วยงานที่สร้างรายได้โดยตรงให้แก่องค์กรเฉกเช่น หน่วยงานขาย หรือ ไม่ใช่หน่วยงานที่เป็นกลไกในการสร้างผลิตภัณฑ์ เช่น หน่วยงานผลิต แต่ PMO เป็นจิ๊กซอร์ที่สำคัญอีกตัวหนึ่งในการบริหารจัดการ หากผู้บริหารมีความเข้าใจในการทำงานของ PMO และสามารถเรียกใช้ PMO อย่างถูกที่ ถูกเวลา PMO จะเป็นตัวช่วยในการคว้าชัยชนะในสมรภูมิการแข่งขันได้ในที่สุด" นางฉันทชากล่าว